(Перевод статьи Project management in your pocket by Kelly Forrister)
Один из наиболее частых вопросов, которые я получаю на занятиях, посвященных Palm это “Как я могу управлять проектами на КПК Palm?” С наладонниками Palm, которые сегодня стали стандартным атрибутом в большинстве компаний, многие пользователи стали использовать их для ведения списков дел и планирования проектов, постепенно переставая использовать блокноты и папки с бумагами. Творческое использование встроенных приложений Palm может быть отличным инструментом для управления проектами.
Существуют десятки приложений предназначенных для создания списков и планирования проектов. Тем не менее, я нашла лишь одно средство интуитивное в управлении и простое в использовании - это списки ToDo в PalmOS. Мой критерий для использования программ или оборудования это простота. Я обучила множество людей за годы работы и мне постоянно напоминали, что если система не проста и легка в использовании, эта система умрёт. Тем не менее, хотя метод, который я рекомендую, может показаться чрезмерно упрощённым для некоторых, он определённо будет отличным инструментом для многих из вас, кто ведёт множество проектов и нуждается в бесшовной, интуитивной системе для управления своей жизнью.
Пять категорий.
Система которую я рекомендую проста: создайте одну категорию для просмотра списка ваших текущих проектов и четыре ключевых категории для отслеживания списка того, что можно сделать для реализации этих проектов. Всё это может быть выполнено при помощи встроенного в PalmOS приложения ToDo.
Сперва настройте несколько полезных категорий списка дел. Существует пять контекстно-зависимых категорий, которые обеспечивают потрясающую эффективность в управлении проектами и действиями. Эти категории:
-
Звонки (Calls) все телефонные звонки, которые вам необходимо сделать;
-
Поручения (Errands) вещи которые вам нужно сделать вне дома или офиса;
-
Следующие действия (Next Actions) действия по редактированию, написанию писем, просмотру бумаг, чтению, письму и всему, что не является поручениями или звонками;
-
Ожидающие (Waiting For) результаты, которые вы ожидаете от кого либо или события, которые должны наступить;
-
Проекты (Projects) перечень всех ваших текущих проектов.
Вы можете захотеть разделить эти категории на личные и профессиональные. Так как я владею собственным бизнесом, моя личная и деловая активность объединены. Вы можете решить для себя разделить дела для бизнеса и для себя. Тем не менее, имейте в виду, что то, что вы можете сделать в текущий момент, ваш контекст, часто определяет ваши следующие действия. Например, если вы в самолёте и вы использовали батарею в ноутбуке заполняя электронную таблицу, то не имеет значения что проверка формул в этой электронной таблице ваш наивысший приоритет. Всё что вы можете делать в этом контексте - это читать книгу, которая была указана в вашем списке личных следующих действий (прим. пер. мне этот пример кажется потрясающе надуманным, может я заменю его на что-то получше).
Выполняйте эти простые действия, чтобы создать новую категорию ToDo на Palm.
- Нажмите кнопку ToDo.
- Нажмите стилусом в верхний правый угол экрана, где написано название категории, например, All. Должно появиться выпадающее меню с названиями ваших текущих категорий ToDo.
- Нажмите кнопку “Edit Categories” (Редактировать категории).
- Нажмите кнопку “New” (Новая).
- Введите название каждой из пяти категорий перечисленных выше по одной за раз. Вы можете захотеть переименовать или удалить имеющиеся в списке категории Business и Personal, если вы не нуждаетесь в них.
Когда вы закончите, экран Edit Categories должен быть похож на изображённый на рисунке.
Может возникнуть логичный вопрос “Не должен ли я создать категорию для каждого проекта и создавать перечень действий под этой категорией?”. Многие программы по управлению временем несомненно учат нас этому подходу, и он работает у многих людей.Настройка контекстно-зависимых категорий отличается от создания списка действий для каждого проекта, тем, что это более логичный способ организовывать проекты и перечни действий.
Представьте ситуацию, вы в аэропорту и вам нужно убить 15 минут перед вылетом. Наиболее эффективно будет сделать телефонные звонки. Гораздо быстрей и проще просмотреть категорию Calls вместо того, чтобы просматривать каждый из имеющихся проектов, заметок и планов, чтобы найти звонки. Мы по-прежнему можем отслеживать общие планы по проектам, ключевым событиям, заметкам и идеям по каждому проекту, но следующие действия хранятся под подходящей контекстной категорией.
Категория Projects, которую вы создали, это просто список всех ваших текущих проектов. Считайте её просто маской, для просмотра того, что в фокусе вашего внимания. Это перечень, управляющий вашими действиями. Предположим, ваша категория содержит следующий проект “Запланировать путешествие для укрепления команды”.
Вы можете спросить, а где все заметки, идеи, будущие шаги и т.п., что следует помнить в ходе проекта? Поле для заметок каждого проекта это место где вы должны заниматься планированием проекта. Например “путешествие для укрепления команды” может содержать произвольные заметки и идеи по завершению проекта, такие как места, куда можно съездить, резервирование отелей, возможные упражнения для укрепления команды и тому подобное. Не заботьтесь о порядке или иерархии текста в поле для заметок. Это место из которого растёт проект.
Каждое следующее действие в рамках каждого проекта заносится под один из четырёх контекстов: звонки, поручения, следующие действия и ожидающие.
Например, если следующее действие путешествия для укрепления команды это написать запрос членам команды, смогут ли они поехать, то это будет запись в программе ToDo под категорией “следующие действия”. Будущие шаги, или те действия, которые вы можете выполнить только после того, как будет выполнен предыдущий шаг, могут находиться в поле для заметок относящемуся к записи “Планирование путешествия для укрепления команды” под категорией “Проекты”, После того, как вы выполните следующее действие, например, рассылку письма команде, вы можете просмотреть планы по проекту для создания следующего действия.
Ключи к успеху
Для успеха этой системы важно, чтобы каждое следующее действие было перечислено по одной из ваших категорий действий. Много раз работая с людьми, я замечал, что их списки ToDo наводнены действиями, про которые они думают, что могут сделать их, но которые в действительности требуют, чтобы прежде было завершено нечто иное. Если я создаю действие в категории “Следующие действия” которое гласит “Запросить команду о возможности участия в путешествии” и следующее, где написано “Зарезервировать место в отеле для путешествия” то я обрекаю себя на неудачу или, как минимум, этот перечень действий меня озадачит. Я не могу резервировать места в отеле прежде, чем я не обсудил даты путешествия с командой. Я буду хранить действие “Зарезервировать места в отеле для путешествия” до тех пор, пока действительно не потребуется перенести его в список действий.
Другой совет держать вашу систему в рабочем состоянии - это регулярно просматривать ваши списки. Как минимум один раз в день я просматриваю дела в категориях действий и категорию проектов. Я отмечаю действия, которые я закончила и также меняю категорию на “Ожидающие” когда это требуется. Это хороший приём при отслеживании звонков, когда я осталяю сообщение на голосовую почту и ожидаю ответа. Я также просматриваю элементы категории “Проекты”, проверяю планы в поле заметок и смотрю, какие действия стало возможным исполнить. Для тех, что стали следующими действиями я создаю новые элементы ToDO в категориях действий.
Немного помощи от Memo Pad
Если вы находите поле заметок в категории “Проекты” слишком ограниченным для того, чтобы отслеживать ваши большие проекты, вы можете решить создать категорию в программе Memo Pad специально для вашего проекта.
Напрмер, один из моих проектов - это отправка бесплатных советов и рекомендаций, касающиеся использования Palm. Я создала категорию в Memo Pad для этого проекта. Все элементы перечисленные в этой категории имеют отношение к проекту, это мои заметки и идеи для будущих тем листа рассылки. Тем не менее, я продолжаю использовать мои ключевые категории действий для отслеживания каждого следующего действия для этого проекта. А также, этот проект по-прежнему присутствует в категории “Проекты” в приложении ToDо. Создание проекта в Memo Paв просто даёт мне больше места для расширения и построения проекта.
Заключение.
Я надеюсь, эта система полезна для Вас. Изменяйте её в том, направлении, в котором она будет работать для Вас. Я изучил этот метод годы назад работая с экспертом в области планирования работы Девидом Алленом (http://www.davidco.com) и Салли МакГии (http://www.mcgheeassoc.com). Я нашёл способ заставить это работать на себя. Я всегда открыт для новых идей, так что пожалуйста, отправляйте мне отзывы об использовании на электронную почту (kelly@kelstarring.com).
Келли Форристер коуч и тренер. Она проводила семинары по управлению работами и управлению временем по большому количеству программ и оборудованию в течение более 10 лет. Её бесплатное Mastery Newsletter сообщает ценные советы и рекомендации по многим аспектам использоавния КПК Palm. Она предлагает индивидуальные услуги по коучингу и проведению семинаров для компаний расположенных в США и по всему миру. За более подробной информацией обращайтесь на сайт http://www.kelstarrising.com
