Когда вы выбираете, какую из нескольких задач надо выполнить, можно использовать несколько инструментов по расстановке приоритетов. Основные из них приведены ниже. Если вы привыкли использовать лишь один метод расстановки приоритетов, эксперементируя с новыми методами можно найти более подходящий для вас.
Помните, является общепризнаным, что 20% ваших усилий составляют 80% вашего успеха (принцип Парето). Так что, если в вашем списке задач 100 пунктов, возможно только около 20 из них будут ключевыми, на которых нужно сосредоточится. Какой бы метод расстановки приоритетов вы ни использовали, вы должны быть уверены, что он поможет вам выдлить эти задачи.
Квадранты Кови
Стивен Кови описал высокоуровневую систему расстановки приоритетов в своей книге “Семь привычек высокоэффективных людей”. По этой методике задачи относятся к одному из четырёх квадрантов:
- Важное и срочное
- Важное, но не срочное
- Неважное, но срочное
- Неважное и несрочное
Др. Кови отмечает, что высокоэффективные люди основное внимание уделяют квадранту II и это уменьшает затраты времени в других квадрантах. Хотя система не поможет вам решить, какие дела из квадранта I сделать первыми, а какие вторыми, может быть очень полезным решить, к какой категории относятся ваши задачи.
Другое название “Квадрантов Кови”, более принятое в отечественной практике тайм-менеджмента, - матрица Эйзенхауэра. Если и имеются какие-либо различия между этими методиками, они находятся далеко за пределами этого краткого изложения.
Метод АБВ
Я впервые узнал про эту схему, когда использовал бумажный органайзер Франклина.
Он ранжирует задачи по трём категориям:
- А - жизненно важное
- Б - важное
- В - приятное
Затем задачи подразделяются в этих категориях на А1, А2, А3, …, Б1, Б2, … и так далее. Заметтье, что категории А, Б, В имеют прямую взаимосвязь с квадрантами I, II, III рассмотренными Кови в книге “7 привычек высокоэффективных людей”.
Многие люди находят этот метод расстановки приоритетов очень полезным. Хотя стандартные списки задач в КПК Pocket PC и Palm не поддерживают эту систему, существует несколько очень хороших сторонних программ, исправляющих этот недостаток. Например, Pocket Informant и Agenda Fusion для Pocket PC используют расстановку приоритетов и добавляют массу других полезных возможностей. Следующий скриншот демонстрирует расстановку приоритетов задач в Pocket Informant:
Если вы используете Microsoft Outlook, вы возможно уже уведомлены что там используется три градации приоритетов для задач: Высокий, Обычный, Низкий. Это, разумеется, соответствует приоритетам А, Б, В. Pocket Outlook на Pocket PCs и смартфонах использует ту же систему приоритетов.
На Palm для расстановки приоритетов используется численный рейтинг от 1 до 5. При синхронизации с Outlook приоритеты 1 и 2 становятся “Высоким” приоритетом, значение 3 превращается в “Обычный”, а 4 и 5 преобразовываются в “Низкий” приоритет.
Метод результат против времени
По этому методу, вы оцениваете каждую задачу по результату который вы получите от неё и времени, которое понадобиться для выполнения задачи. Задачи дающие существенный результат и требующие мало времени будут идти первыми. Соответственно, задачи дающие малую выгоду и занимающие много времени будут выполняться последними или не выполнятся вовсе.
Попарное сравнение
Этот метод использует простую систему подсчёта для сравнения разных видов деятельности. Следующий пример иллюстрирует, как применяется методика.
Вот список задач в приведённых для примера:
- Позвонить жене, узнать про планы на обед
- Уволить Ивана Ивановича
- Набросать отчёт по бюджету
- Ответить на эл. почту
Требуется попарно сравнить приведёные варианты и отметить каждый предпочтительный вариант.
- 1 сравнивается с 2, 3 и 4
- 2 вариант сравнивается с 3 и 4
- 3 вариант сравнивается с 4
Предположим, мы получили такой результат:
- Позвонить жене, узнать про планы на обед XX
- Уволить Ивана Ивановича XXX
- Набросать отчёт по бюджету X
- Ответить на эл. почту
Таким образом, порядок выполнения задач будет таким: 2,1,3,4.
Завершающая мысль
Иногда приоритеты сдвигаются. Все мы жонглируем задачами. Нам нужна уверенность в том, что наши приоритеты соответствуют нашим личным целями и целями наших организаций. Поэтому требуется переиодический пересмотр и еженедельный сеанс планирования.
Еще более важно ясно обозначать приоритеты и цели организации. Различные исследования показывают, что многие организации не справляются с этой простой задачей. Без хорошего представления о целях и задачах расстановка приоритетов может не вести к цели.
Наконец, вы должны извлекать все преимущества из Принципа Парето. Лучшая дискуссия об это содержалась в книге “Четырёхчасовая рабочая неделя” Тима Ферриса. Не буду приводить подробное описание принципа Паретто здесь. Лучше будет ознакомиться с этой книгой.
